Importance de la surveillance des sous-traitants pour le marquage CE des dispositifs médicaux
Qu'il soit lié à une logique de maîtrise des coûts ou qu'il réponde à un besoin de compétences et de ressources non disponibles au sein de l'entreprise, le recourt à de la sous-traitance et à des fournisseurs critiques est de plus en plus nécessaire et fréquent dans l'industrie des dispositifs médicaux. En effet, cette catégorie de produits bénéficie d'avancées technologiques qui les rendent plus complexes que ce soit dans leur mode de conception, de fabrication ou de fonctionnement. Bureaux d'études travaillant sur le développement et la validation de logiciels, fabrication additive, revêtements et traitements de surface, "tissus intelligents", essais visant à démontrer les performances du produit, autant d'exemples où la sous-traitance peut s'avérer nécessaire.
Ainsi les résultats du Panorama HealthTech 2019 montrent que 80% des entreprises de HealthTech font appel à de la sous-traitance notamment en matières de développement clinique (43%), R&D (38%), fonctions de support (37%) et de production et services ( 36%).
Le fabricant d'un dispositif médical, au sens réglementaire du terme, doit pouvoir démontrer que les activités externalisées lorsqu'elles ont un impact sur la conformité du produit aux exigences, sont surveillées et maîtrisées. Il reste responsable de la conformité aux exigences de la norme EN ISO 13485:2016, aux exigences du client et aux exigences réglementaires applicables. En Europe, s'applique actuellement la recommandation 2013/473/UE de septembre 2013 qui mentionne que:
"Les directives 90/385/CEE, 93/42/CEE et 98/79/CE ne prévoient aucune dérogation dans l’hypothèse où la production est sous-traitée et non réalisée en interne. Il convient donc, dans certains cas dûment justifiés, de prévoir l’application des procédures d’évaluation de la conformité aux principaux sous-traitants et fournisseurs."
Et le règlement (UE) 2017/745 entré en vigueur, mais dont la date d'application obligatoire à été reportée en mai 2021, mentionne à l'article 10 que le système qualité doit contenir des dispositions pour la gestion des ressources, et notamment la sélection et le contrôle des fournisseurs et sous-traitants.
Les fournisseurs et sous-traitants peuvent ainsi être amenés à être audités par l'organisme notifié lorsque la conformité des dispositifs finis est nettement influencée par les activités des fournisseurs et , en particulier, lorsque le fabricant ne peut apporter la preuve d'un contrôle suffisant sur ses fournisseurs ; et inspectés de façon annoncée ou inopinée par l'autorité compétente.
Bien sélectionner et suivre son sous-traitant c'est aussi un moyen de réduire le temps d'accès au marché pour son dispositif médical.
Comment dès lors bien maîtriser les activités sous-traitées?
La méthode pour déterminer les contrôles à effectuer sur les produits et services obtenus des fournisseurs comprend généralement les 6 phases suivantes qui ne sont pas purement séquentielles:
- Identifier les besoins et planifier
- Sélection de(s) fournisseur(s) potentiel(s)
- Evaluation et qualification du fournisseur
- Finalisation des méthodes de contrôle
- Livraison, mesure et suivi
- Retours fournisseur et communication
- La capacité financière et opérationnelle du fournisseur doit être évaluée afin de déterminer si le fournisseur est en mesure de répondre aux indicateurs de performance requis par le fabricant, comme les délais de livraison, les délais de réponse, etc.
- Le périmètre de cette évaluation peut inclure: la performance passée du fournisseur, son expérience dans le domaine, son expertise, ses ressources humaines.
- La vérification des compétences techniques du fournisseur doit inclure l’évaluation du fournisseur à fournir un produit / service répondant aux exigences spécifiées par le fabricant. Cela comporte notamment l’adéquation des équipements et des procédés de fabrication, la maîtrise des technologies de l’information, les infrastructures disponibles.
- Audit fournisseur
- Contrôle des sous-traitants secondaires ou tertiaires
- Des tests et/ou des analyses
- Des certificats d’analyse / de conformité
- Des exigences spécifiques concernant le SMQ, comme des certificats spécifiques (EN ISO 13485, ISO 9001)
- Ce qui doit être contrôlé et comment (ppm, Indicateurs Qualité)
- Capabilité et rendement des procédés
- Validation des procédés
- Délais de réponse
- Contrôle statistique des procédés de fabrication
- Retouche et retraitement
- Traçabilité (Procédé, produit, équipement, opérateurs)
- Change control ( procédé, composant/matière, procédure, etc.)
- Encadrement et management
- Protection de la propriété intellectuelle
- Protection des données patient
- Durée d’archivage des documents
- Enregistrements du système qualité
La liste des contrôles à mettre en œuvre est à voir comme une résultante des risques identifiés.
La mise en place d'un cahier des charges définissant les responsabilités respectives du fabricant et du fournisseur est indispensable. Le fournisseur s'y engage à respecter des spécifications établies et en cas de litige sa responsabilité peut donc être recherchée.
